Un autónomo puede contratar empleados sin convertirse en sociedad: sigue siendo trabajador por cuenta propia, pero pasa a ser empresario a efectos laborales. La decisión de un autónomo a contratar un empleado abre un bloque nuevo de obligaciones ante la Seguridad Social, Hacienda y la Inspección de Trabajo. Hablamos de altas, retenciones de IRPF, cotizaciones, prevención de riesgos y un coste mensual que va bastante más allá del salario bruto pactado. Antes de firmar el primer contrato conviene tener el mapa completo. Un autónomo con trabajadores asume responsabilidades que un profesional en solitario nunca toca, y los errores en el alta o en las cotizaciones se pagan con recargos. Aquí desglosamos qué tienes que hacer, en qué orden y cuánto cuesta de verdad.
Trámites previos: de autónomo individual a empresario
El primer paso no es el contrato, es darte de alta como empresario ante la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Necesitas un Código de Cuenta de Cotización (CCC), el número que identifica tus obligaciones de cotización por la plantilla.
Lo solicitas a través del sistema RED o con el modelo TA.6. Sin CCC no puedes dar de alta a nadie. Este trámite es independiente de tu alta en el RETA: tú sigues cotizando como autónomo y, además, abres una cuenta para tus trabajadores.
Pasos básicos en orden:
- Solicitar el CCC ante la TGSS (sistema RED, modelo TA.6).
- Afiliar al trabajador si nunca ha cotizado (modelo TA.1), o comprobar su número de la Seguridad Social.
- Alta en la Seguridad Social del empleado antes de que empiece a trabajar. El alta tardía es una infracción grave.
- Formalizar el contrato y comunicarlo al SEPE en un plazo de 10 días hábiles desde la firma.
- Concertar la cobertura de contingencias profesionales con una mutua colaboradora.
El alta previa al inicio de la actividad es el punto donde más sanciones se generan. La Inspección presume que un trabajador sin alta lleva tres meses en activo, con la liquidación de cuotas correspondiente.
El contrato y la nómina: qué firmas y qué pagas cada mes
El tipo de contrato condiciona bonificaciones y duración. Tras la reforma laboral de 2022, el contrato indefinido es la regla general y la temporalidad quedó muy restringida: solo cabe por circunstancias de la producción o por sustitución, con causa justificada.
Modalidades habituales para un autónomo que va a contratar a su primer empleado:
- Indefinido: la opción por defecto. Da acceso a más bonificaciones.
- Temporal por circunstancias de la producción: incrementos ocasionales de carga de trabajo. Duración máxima de seis meses, ampliable a un año por convenio.
- De sustitución: cubre una baja o reserva de puesto.
- Formativo (en alternancia o para la práctica): para jóvenes o titulados recientes, con reducciones de cuota.
Cada mes generas una nómina. El salario debe respetar el convenio colectivo de tu sector y, como mínimo, el Salario Mínimo Interprofesional (SMI), fijado por el Gobierno cada año mediante Real Decreto publicado en el BOE. La nómina refleja el bruto, las deducciones por cotización del trabajador y la retención de IRPF.
El trabajador con contrato a jornada completa tiene derecho a 14 pagas (12 mensualidades más dos extras), salvo que el convenio permita prorratearlas. Un autónomo con trabajadores debe además controlar el registro horario diario, obligatorio para toda la plantilla.
Obligaciones con Hacienda: retenciones e IRPF
Al pagar una nómina te conviertes en recaudador de Hacienda. Retienes una parte del salario en concepto de IRPF y la ingresas en nombre del trabajador.
El porcentaje de retención se calcula según el salario anual previsto, la situación familiar y el número de hijos, usando el modelo 145 que el empleado te entrega. Las obligaciones fiscales se concretan en:
- Modelo 111: declaración trimestral de las retenciones de IRPF practicadas a los trabajadores. Se presenta en abril, julio, octubre y enero.
- Modelo 190: resumen anual de esas retenciones, en enero.
- Certificado de retenciones: cada año debes entregar a cada empleado un certificado con lo retenido, para su declaración de la renta.
Si tributas en estimación directa, recuerda que los costes salariales y las cotizaciones sociales son gasto deducible en tu actividad. Para repasar cómo encaja todo esto en tu tributación, revisa el régimen de estimación directa simplificada y cómo computa los gastos de personal.
Llevar la contabilidad al día deja de ser opcional cuando tienes plantilla. Si todavía lo gestionas en hojas de cálculo, plantéate dar el salto a una herramienta específica: en nuestra comparativa de mejores programas de contabilidad para pymes verás opciones que integran nóminas y modelos tributarios.
El coste real de contratar un empleado
Aquí está la pregunta que más importa: el coste de contratar un empleado no es el salario bruto. A ese bruto se suman las cotizaciones sociales que paga la empresa, que rondan el 30% adicional sobre la base de cotización.
Las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social incluyen varios conceptos. Los tipos generales vigentes son aproximadamente:
| Concepto | A cargo de la empresa | A cargo del trabajador |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60% | 4,70% |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50% | 1,55% |
| FOGASA | 0,20% | — |
| Formación profesional | 0,60% | 0,10% |
| MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional) | 0,75% | 0,15% |
A esto se añade la cotización por contingencias profesionales (accidentes y enfermedades), cuyo tipo varía según la actividad (tarifa de primas del epígrafe de tu sector). El porcentaje del MEI sube de forma progresiva cada año por mandato legal.
Un ejemplo orientativo: por un trabajador con un bruto anual de 21.000 euros, el coste empresarial añadido en cotizaciones se sitúa en torno a 6.300 euros al año. El coste total de contratar un empleado se acerca así a los 27.000 euros anuales, sin contar prevención, vestuario o formación.
Otros gastos a presupuestar:
- Prevención de riesgos laborales: concierto con un servicio de prevención ajeno y reconocimientos médicos.
- Mutua colaboradora: gestión de accidentes y bajas.
- Gestoría o software de nóminas: si externalizas la confección de nóminas y seguros sociales.
- Indemnización potencial: el despido improcedente conlleva 33 días de salario por año trabajado.
Bonificaciones y ayudas a la contratación
El sistema ofrece reducciones de cuota para incentivar el empleo estable. Las bonificaciones cambian con frecuencia, así que conviene confirmar las vigentes en el SEPE o el BOE antes de contratar.
Líneas habituales de bonificación:
- Contratación indefinida de jóvenes, mayores de 45 o parados de larga duración: bonificaciones mensuales en la cuota empresarial durante un período determinado.
- Personas con discapacidad: reducciones significativas y de mayor duración.
- Contratos formativos: reducciones en la cuota de contingencias comunes.
- Conversión de temporal a indefinido: incentivada en colectivos específicos.
Estas ayudas exigen mantener el empleo durante un tiempo mínimo. Si rompes ese compromiso antes de plazo, puedes tener que devolver lo bonificado. Un autónomo con trabajadores que planifica bien sus contrataciones puede recortar miles de euros de coste anual aprovechando estas vías.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir siendo autónomo si contrato a un empleado?
Sí. Contratar a alguien no te obliga a constituir una sociedad. Mantienes tu alta en el RETA y pasas a ser empresario a efectos laborales, con tu propio Código de Cuenta de Cotización para gestionar a la plantilla.
¿Cuánto cuesta de verdad contratar a un empleado?
El coste total ronda el salario bruto más un 30% aproximado en cotizaciones empresariales a la Seguridad Social. A un sueldo de 21.000 euros brutos anuales hay que sumarle en torno a 6.300 euros de cuotas a cargo de la empresa, sin contar prevención ni gestoría.
¿Qué pasa si doy de alta al trabajador después de que empiece?
Es una infracción grave. El alta debe comunicarse antes del inicio de la actividad. La Inspección puede sancionar y presumir una antigüedad de tres meses, liquidando las cuotas no ingresadas con recargo.
¿Qué modelos tributarios tengo que presentar al tener empleados?
El modelo 111 cada trimestre, para ingresar las retenciones de IRPF de las nóminas, y el modelo 190 como resumen anual en enero. También debes entregar a cada trabajador su certificado de retenciones.
¿Existen ayudas para contratar al primer trabajador?
Hay bonificaciones en la cuota empresarial según el perfil del contratado: jóvenes, mayores de 45 años, personas con discapacidad o parados de larga duración. Confirma las vigentes en el SEPE, porque se actualizan periódicamente.
Gestionar nóminas y cotizaciones afecta directamente a tus finanzas personales como autónomo, porque el coste de la plantilla sale de la tesorería de tu actividad. Y si en algún momento un empleado causa baja médica, conviene conocer cómo funcionan los derechos laborales en materia de incapacidad temporal antes de que ocurra.
El siguiente paso
Solicita hoy tu Código de Cuenta de Cotización en el sistema RED de la Seguridad Social. Sin él no puedes dar de alta a nadie, y tenerlo listo te permite cerrar la contratación en cuanto encuentres al candidato. Si lo prefieres, agenda una primera consulta con tu gestoría para calcular el coste exacto del puesto que quieres cubrir.
