Una factura sin todos sus datos obligatorios es inválida ante Hacienda y puede tumbarte una deducción de IVA. Los datos obligatorios de una factura están fijados por el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación en España. Conocer estos requisitos de la factura evita sanciones, problemas con clientes y rechazos de gastos deducibles. El contenido de la factura varía según sea completa u ordinaria, simplificada o rectificativa, pero hay un núcleo común que nunca puede faltar. Aquí tienes el listado exacto, el porqué legal de cada campo y los errores que más caro salen cuando llega una inspección.
Datos obligatorios de una factura completa
El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 detalla qué debe contener una factura ordinaria o completa. Estos son los campos que la AEAT exige sin excepción:
- Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. No puedes saltarte números ni repetirlos.
- Fecha de expedición. El día en que emites la factura.
- Fecha de la operación si es distinta a la de expedición (por ejemplo, si facturas a fin de mes un servicio prestado antes).
- Datos del emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal completo.
- Datos del destinatario: los mismos datos que el emisor. El NIF del cliente es obligatorio en facturas completas.
- Descripción de la operación: concepto detallado del bien entregado o servicio prestado, con la base imponible.
- Tipo de IVA aplicado (21%, 10% o 4%) y la cuota resultante por separado.
- Importe total de la factura.
Si la operación está exenta de IVA o se aplica inversión del sujeto pasivo, debes indicarlo expresamente con una mención al precepto correspondiente de la Ley 37/1992 del IVA. Lo mismo ocurre con el recargo de equivalencia o el régimen especial de bienes usados. Para ver cómo se ensamblan todos estos campos en la práctica, tienes una guía paso a paso en cómo hacer una factura.
Requisitos de la factura simplificada
La factura simplificada sustituyó al antiguo ticket. Puedes emitirla cuando el importe no supera los 400 euros (IVA incluido), o hasta 3.000 euros en sectores concretos como hostelería, transporte de personas, aparcamientos o ventas a domicilio. El contenido de la factura simplificada es menor, pero tampoco es libre:
- Número y serie.
- Fecha de expedición y fecha de operación si difiere.
- NIF y nombre del emisor.
- Identificación del tipo de bienes o servicios.
- Tipo impositivo y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido".
- Importe total.
Aquí está el matiz que se olvida casi siempre: si el cliente necesita deducir el IVA o el gasto, debe pedir que la simplificada incluya su NIF, su domicilio y la cuota de IVA desglosada. Sin esos tres datos extra, la factura simplificada no sirve para deducir. Un autónomo que acumula tickets de gasolina o restaurante sin pedir estos datos pierde el derecho a deducción.
Plazos de emisión y conservación
Emitir la factura tarde también incumple la norma. Estos son los plazos que marca la legislación española vigente:
| Situación | Plazo de emisión |
|---|---|
| Cliente empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente a la operación |
| Cliente particular | En el momento de la operación |
| Factura recapitulativa | Antes del día 16 del mes siguiente |
La conservación es otro requisito que se descuida. Hacienda obliga a guardar las facturas emitidas y recibidas durante cuatro años, el plazo de prescripción tributaria. Si la factura afecta a bases imponibles negativas o deducciones de Sociedades pendientes de compensar, el plazo se alarga hasta diez años. La gestión del cobro de esas facturas conecta directamente con la gestión de tesorería para pymes, porque una factura bien emitida pero nunca cobrada sigue siendo un problema de caja.
Factura electrónica y la entrada de Verifactu
El gran cambio normativo es la factura electrónica obligatoria. La Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) impone la facturación electrónica entre empresas y autónomos, y el sistema Verifactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, exige software de facturación que genere registros inalterables y, opcionalmente, los remita a la AEAT en tiempo real.
El calendario previsto separa a las empresas según facturación: las que superan los 8 millones de euros entran antes, y el resto de obligados se incorporan después, con plazos que el Ministerio de Hacienda ha ido ajustando. La clave práctica es que el software de facturación debe estar certificado y cumplir los requisitos antiapócrifos: cada factura llevará un código de verificación y un código QR. Si todavía facturas con una hoja de cálculo manual, ese sistema dejará de ser válido. Existen herramientas para presupuestos y facturación online que ya integran estos requisitos sin que tengas que tocar el código.
La elección entre tributar como autónomo o como sociedad influye en cómo organizas la facturación y el control de IVA. Si dudas con esa decisión, compara las dos vías en autónomo vs sociedad limitada. Y si gestionas tus finanzas personales además del negocio, conviene separar bien ambos mundos: en este blog de finanzas personales encontrarás criterios para no mezclar caja de empresa con economía doméstica.
Errores frecuentes que invalidan una factura
Estos son los fallos que más detecta la inspección y que más deducciones tumban:
- Numeración no correlativa. Saltarte un número o duplicarlo es una irregularidad contable sancionable.
- Falta del NIF del destinatario en facturas completas. Sin él, el receptor no deduce.
- Descripción genérica tipo "servicios varios". Hacienda exige concepto identificable.
- No desglosar la cuota de IVA del importe total.
- Aplicar un tipo de IVA incorrecto al bien o servicio.
- Omitir la mención de exención cuando la operación no lleva IVA.
Una factura con cualquiera de estos defectos no es nula de pleno derecho en todos los casos, pero sí abre la puerta a sanciones por el artículo 201 de la Ley General Tributaria, que castiga el incumplimiento de obligaciones de facturación con multas que pueden alcanzar el 1% o el 2% del importe de las operaciones. Llevar un control ordenado de lo que facturas también ayuda a calcular tu facturación mínima para ser viable y a no perder ingresos por errores formales.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el NIF del cliente en todas las facturas?
No en todas. En la factura completa sí es obligatorio. En la simplificada solo es necesario si el cliente quiere deducir el IVA o el gasto, en cuyo caso debe pedir que se incluya su NIF y la cuota desglosada.
¿Qué pasa si emito una factura con un número repetido?
Es una irregularidad contable que Hacienda puede sancionar. Debes anularla mediante una factura rectificativa y emitir la correcta con la numeración correlativa adecuada. Nunca borres ni reutilices números de una serie.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?
Cuatro años con carácter general, que es el plazo de prescripción fiscal. El plazo sube a diez años cuando la factura está vinculada a bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar en el Impuesto de Sociedades.
¿Puedo facturar sin IVA?
Solo si la operación está legalmente exenta (ciertas actividades sanitarias, educativas o financieras) o si aplica inversión del sujeto pasivo. En ambos casos debes indicarlo expresamente en la factura citando el artículo correspondiente de la Ley del IVA. Facturar sin IVA por desconocimiento es una infracción.
¿Verifactu obliga a enviar todas mis facturas a Hacienda?
Solo en la modalidad "Verifactu" propiamente dicha, donde el software remite los registros a la AEAT en tiempo real. La normativa también admite sistemas "no Verifactu" que guardan los registros de forma inalterable sin envío automático, pero igualmente certificados. Lo obligatorio es usar software que cumpla el Real Decreto 1007/2023.
El siguiente paso
Coge la última factura que has emitido y compárala campo por campo con el listado de datos obligatorios de este artículo. Si falta cualquiera de ellos —numeración correlativa, NIF del destinatario, desglose de IVA o descripción concreta— corrígelo en tu plantilla hoy mismo antes de emitir la siguiente. Cinco minutos de revisión te ahorran una sanción y un IVA no deducible.
