Para hacer una factura necesitas incluir nueve datos obligatorios: numeración correlativa, fecha de expedición, datos fiscales del emisor y receptor, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA aplicable, cuota tributaria y total. El modelo factura que utilices puede ser papel, PDF o factura electrónica, pero el contenido legal mínimo no cambia. La normativa española vigente para crear factura se recoge en el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de Facturación. La Ley 18/2022 (Crea y Crece) amplía progresivamente la obligación de emitir factura electrónica entre empresas y profesionales, con calendarios diferenciados según facturación anual que entrarán en vigor una vez se apruebe el reglamento de desarrollo.
Tipos de factura que puedes emitir en España
No todas las operaciones requieren el mismo documento. La Agencia Tributaria distingue varios formatos según el importe, el destinatario y el sector.
- Factura completa u ordinaria: la versión estándar. Obligatoria cuando el destinatario es empresario o profesional, o cuando el cliente final la solicita.
- Factura simplificada: sustituye al antiguo tique. Permitida para operaciones inferiores a 400 € (IVA incluido) o hasta 3.000 € en sectores específicos como hostelería, taxi o aparcamiento.
- Factura rectificativa: corrige errores de una factura previa o documenta devoluciones, descuentos posteriores o impagos definitivos.
- Factura recapitulativa: agrupa varias operaciones realizadas al mismo cliente durante un mes natural, siempre que se expida antes del día 16 del mes siguiente.
- Factura proforma: documento informativo previo a la operación. No tiene validez fiscal ni contable, pero sirve como presupuesto formal.
La elección del formato influye en tus obligaciones registrales. Si trabajas con clientes intracomunitarios, además necesitarás darte de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) y declarar las operaciones en el modelo 349.
Cómo hacer una factura paso a paso
El proceso para emitir una factura válida sigue siempre la misma secuencia, tanto si la haces a mano como si usas software contable. La diferencia está en el tiempo invertido y el riesgo de error.
- Asigna numeración correlativa. Debe seguir una serie ordenada y continua dentro de cada ejercicio fiscal. Puedes usar series distintas (A2026, B2026) para separar tipos de cliente o líneas de negocio.
- Identifica fiscalmente a ambas partes. Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal completo. Si el cliente es extranjero, añade el número de IVA intracomunitario.
- Describe la operación con detalle. Concepto, cantidad, precio unitario y fecha de prestación del servicio o entrega del bien. La vaguedad ("servicios profesionales") aumenta el riesgo en una inspección.
- Calcula la base imponible. Suma de los conceptos antes de impuestos. Aplica aquí los descuentos si los hay.
- Aplica el IVA correspondiente. 21% general, 10% reducido (hostelería, transporte de viajeros, vivienda nueva) o 4% superreducido (alimentación básica, libros, medicamentos). Algunos servicios están exentos (sanitarios, educativos, financieros).
- Retén el IRPF si procede. Los profesionales autónomos que facturan a empresas o a otros profesionales aplican una retención del 15% (7% durante el año de alta y los dos siguientes).
- Indica el total a pagar. Base imponible + IVA − retención IRPF.
- Conserva la factura durante 4 años. Es el plazo de prescripción fiscal general, ampliado a 6 años a efectos mercantiles según el Código de Comercio.
Un error frecuente es olvidar la fecha de devengo cuando difiere de la fecha de emisión. Si prestaste el servicio en marzo y facturas en abril, ambas fechas deben aparecer.
Software para crear factura: opciones reales
Hacer facturas a mano o en Word funciona los primeros meses, pero deja de ser viable cuando superas las 20-30 facturas mensuales o necesitas integrar la contabilidad. La decisión entre Excel vs software contable depende del volumen y la complejidad de tu actividad.
| Tipo de herramienta | Ventajas | Limitaciones |
|---|---|---|
| Plantilla Excel/Word | Gratis, control total | Sin numeración automática, alto riesgo de error, no apto para facturación electrónica obligatoria |
| Software cloud (Holded, Quipu, Contasimple, Anfix) | Numeración automática, envío directo, integración bancaria | Coste mensual, dependencia de internet |
| Software contable instalado (ContaSOL, A3, SAGE) | Trabajo offline, datos en local | Curva de aprendizaje, actualizaciones manuales |
Si necesitas referencias concretas, las opiniones y tutorial básico de ContaSOL dan una visión realista de una de las opciones más extendidas entre asesorías. Para automatizar el flujo completo desde la venta hasta el cobro, la automatización mediante APIs permite conectar facturación, banco y contabilidad sin intervención manual.
Quien factura online a clientes finales también necesita una pasarela de pago para cobrar facturas online integrada con el software, de forma que el cobro y la conciliación bancaria se gestionen automáticamente.
Factura electrónica obligatoria: calendario y requisitos
La Ley 18/2022 (Crea y Crece) y el Real Decreto 1007/2023 (sistema Verifactu) marcan el calendario actual. Las fases aprobadas establecen:
- Empresas con facturación superior a 8 millones €: factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (B2B) un año después de la aprobación del reglamento de desarrollo.
- Resto de empresas y autónomos: obligación a los dos años de la aprobación del reglamento.
- Sistema Verifactu: software de facturación con registro inalterable de las operaciones, aplicable a contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades desde el 1 de enero de 2026 y a autónomos desde el 1 de julio de 2026.
El formato técnico aceptado es Facturae (XML firmado electrónicamente) para administraciones públicas, y se prevén formatos adicionales como UBL o CII para operaciones B2B según la transposición de la Directiva europea sobre IVA en la era digital (VIDA).
Si gestionas una pyme y quieres entender cuándo merece la pena externalizar todo este proceso, conviene revisar las señales para contratar un gestor o contable antes de que la complejidad fiscal te supere.
Errores legales más habituales al hacer una factura
Hacienda revisa con lupa la formalidad de las facturas, especialmente cuando una de las partes se deduce el IVA soportado. Estos son los fallos que provocan más sanciones:
- Saltos en la numeración. Anular una factura no significa eliminarla del libro registro. Debes emitir una rectificativa.
- Datos fiscales incompletos del receptor. Sin NIF correcto, el cliente no puede deducirse el IVA.
- Tipo de IVA incorrecto. Aplicar el 10% a un servicio que tributa al 21% genera complementaria e intereses.
- Omitir la retención de IRPF cuando el receptor es una empresa o profesional. Hacienda reclama la retención al pagador, no al emisor.
- Conservación insuficiente. La factura electrónica debe conservarse en formato original que permita verificar la autenticidad e integridad. Imprimirla en PDF no basta.
La sanción por incumplimientos formales puede oscilar entre 150 € y el 1% del importe de la operación, según la gravedad y reincidencia (artículo 201 de la Ley General Tributaria).
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura?
Antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA, si el destinatario es empresario o profesional. Si es particular, debe emitirse en el momento de la operación.
¿Puedo facturar sin ser autónomo?
Puntualmente sí, declarando el ingreso en el IRPF, pero si la actividad es habitual estás obligado a darte de alta en Hacienda (modelo 036/037) y en la Seguridad Social. La actividad esporádica no exime del alta si genera ingresos recurrentes.
¿Qué diferencia hay entre factura y tique?
Desde 2013 el tique fue sustituido por la factura simplificada. La diferencia con la factura ordinaria es que la simplificada no necesita identificar al destinatario si el importe es inferior a 400 € (o 3.000 € en sectores autorizados).
¿Es obligatorio numerar las facturas correlativamente?
Sí. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie y ejercicio. Puedes reiniciar la numeración cada año natural y usar series distintas siempre que dentro de cada una se mantenga el orden.
¿Cuándo prescribe una factura impagada?
El plazo general de prescripción de las acciones para reclamar deudas dinerarias es de 5 años (artículo 1964 del Código Civil tras la reforma de 2015). Para deudas mercantiles entre empresarios, también aplica este plazo.
El siguiente paso
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