Una factura con IVA e IRPF es el documento fiscal que todo autónomo en España debe dominar. Si necesitas calcular una factura con retención de IVA y saber exactamente cuánto cobrarás, aquí tienes la guía práctica con un ejemplo de factura de autónomo paso a paso. La diferencia entre hacer bien este cálculo y equivocarte puede suponer problemas con Hacienda o cobrar menos de lo esperado.
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) y el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) son los dos tributos que conviven en la mayoría de facturas emitidas por profesionales autónomos. El primero lo pagas tú como intermediario al Estado; el segundo te lo retiene tu cliente como adelanto de tu declaración de la renta. Entender cómo interactúan es básico para facturar correctamente.
Qué es el IVA y el IRPF en una factura
El IVA es un impuesto indirecto regulado por la Ley 37/1992. Se aplica sobre el precio de tus servicios o productos y lo repercutes a tu cliente. El tipo general es del 21%, aunque existen tipos reducidos del 10% y superreducidos del 4% según la actividad (recogidos en el Título VII de la ley).
El IRPF, por su parte, es un impuesto directo que grava tu renta como persona física. Cuando facturas a otro profesional o empresa, tu cliente te retiene un porcentaje sobre la base imponible y lo ingresa a Hacienda en tu nombre mediante el modelo 111. Esa retención funciona como un pago a cuenta de tu declaración anual.
Los tipos de retención de IRPF más habituales en 2025-2026 son:
- 15%: tipo general para actividades profesionales (epígrafes de la sección segunda del IAE).
- 7%: tipo reducido durante los tres primeros años de actividad del autónomo (el año de alta y los dos siguientes), siempre que no se haya ejercido la misma actividad en el año anterior.
- 0%: los autónomos que tributan por módulos (estimación objetiva) no aplican retención de IRPF en sus facturas.
No todas las facturas llevan retención. Solo la incluyen los profesionales (no los empresarios individuales en estimación directa simplificada con actividades empresariales) cuando facturan a otros profesionales o empresas. Si facturas a un particular, no aplicas retención de IRPF.
Cómo calcular una factura con IVA e IRPF: paso a paso
Vamos al grano con un ejemplo de factura de autónomo que presta servicios de diseño gráfico. Supongamos una base imponible de 1.000 €, IVA general del 21% y retención del 15%.
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | Honorarios por servicios | 1.000,00 € |
| IVA (21%) | 1.000 × 0,21 | +210,00 € |
| Retención IRPF (15%) | 1.000 × 0,15 | −150,00 € |
| Total factura | 1.000 + 210 − 150 | 1.060,00 € |
La fórmula es directa: Total = Base imponible + IVA − Retención IRPF. El IVA siempre suma; la retención siempre resta. Tu cliente te pagará 1.060 €, pero los 150 € de retención los ingresará a Hacienda. Esos 150 € los recuperarás (o compensarás) en tu declaración de la renta.
Si estás en tus primeros años de actividad y aplicas el 7%, el cálculo cambia:
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € | |
| IVA (21%) | 1.000 × 0,21 | +210,00 € |
| Retención IRPF (7%) | 1.000 × 0,07 | −70,00 € |
| Total factura | 1.000 + 210 − 70 | 1.140,00 € |
Como ves, con la retención reducida cobras más a corto plazo, pero pagarás la diferencia al hacer la renta. No es dinero gratis: es un adelanto menor.
Requisitos legales de una factura con retención
Según el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), toda factura debe incluir estos elementos obligatorios:
- Número de factura: correlativo, sin saltos. Puedes usar series distintas si necesitas diferenciar tipos de operación.
- Fecha de expedición y, en su caso, fecha de la operación si difiere.
- Datos del emisor: nombre completo o razón social, NIF y dirección fiscal.
- Datos del destinatario: mismos datos que el emisor.
- Descripción de los servicios o productos: lo bastante detallada para identificar la operación.
- Base imponible: el importe antes de impuestos.
- Tipo de IVA aplicado y cuota: por ejemplo, "21% IVA: 210,00 €".
- Tipo de retención y cuota de IRPF: "15% IRPF: −150,00 €".
- Importe total.
Un error habitual: olvidar incluir la mención expresa del tipo de retención. Sin ella, tu cliente puede negarse a pagar la factura o aplicar un porcentaje incorrecto. Para evitar estos problemas, existen programas de facturación gratuitos para autónomos que automatizan el cálculo y cumplen con la normativa vigente.
Desde enero de 2025, la Ley Crea y Crece avanza en la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y autónomos. Aunque los plazos de implantación dependen del desarrollo reglamentario pendiente, conviene ir adaptándose. Los programas de facturación homologados ya generan facturas en formato Facturae.
Errores frecuentes al calcular facturas con IVA e IRPF
Después de años viendo facturas mal hechas, estos son los fallos más repetidos:
- Aplicar retención a un particular: si tu cliente es persona física sin actividad económica, no lleva IRPF. Solo aplicas IVA.
- Calcular la retención sobre el total con IVA: la retención de IRPF se calcula sobre la base imponible, nunca sobre el total. Este error infla la retención y reduce lo que cobras.
- Usar el 7% fuera de plazo: la retención reducida solo aplica el año de alta y los dos siguientes. A partir del cuarto año, pasa al 15% obligatoriamente.
- No declarar las retenciones soportadas: las retenciones que te practican tus clientes deben aparecer en tu declaración de IRPF (modelo 100). Si no las declaras, pierdes ese dinero.
- Confundir IVA repercutido con IVA soportado: el IVA que cobras (repercutido) no es tuyo. Lo ingresas a Hacienda descontando el IVA deducible de tus gastos profesionales.
Otro punto que genera dudas: las facturas con varios tipos de IVA. Si vendes productos al 10% y servicios al 21% en la misma factura, debes desglosar cada base imponible y cuota por separado. La retención de IRPF, si aplica, se calcula sobre la suma de todas las bases.
Cuándo y cómo declarar el IVA y las retenciones
Las obligaciones fiscales derivadas de tus facturas con IVA e IRPF se canalizan mediante estos modelos de la Agencia Tributaria:
| Modelo | Qué declara | Frecuencia | Plazo |
|---|---|---|---|
| 303 | Autoliquidación de IVA | Trimestral | 1-20 de abril, julio y octubre; 1-30 de enero (4T) |
| 390 | Resumen anual de IVA | Anual | 1-30 de enero |
| 130 | Pago fraccionado IRPF (estimación directa) | Trimestral | 1-20 de abril, julio y octubre; 1-30 de enero (4T) |
| 111 | Retenciones practicadas (lo presenta tu cliente) | Trimestral | 1-20 de abril, julio y octubre; 1-30 de enero (4T) |
| 190 | Resumen anual de retenciones | Anual | Enero |
Como autónomo, tú presentas el 303 y el 130. Tu cliente, que es quien te retiene el IRPF, presenta el 111 y el 190. Asegúrate de que las retenciones que declaras en tu renta coinciden con las que tus clientes han ingresado. Si hay discrepancias, Hacienda te pedirá justificación.
Para llevar el control de todas estas operaciones, necesitas un libro de facturas emitidas y otro de facturas recibidas. Una correcta gestión de la tesorería te ayudará a provisionar los importes de IVA y retenciones antes de que lleguen los plazos de presentación, y así evitar sustos en la cuenta corriente.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo siempre tiene que poner retención de IRPF en sus facturas?
No. Solo aplican retención los profesionales (sección segunda del IAE) cuando facturan a empresas u otros profesionales. Los autónomos con actividades empresariales (sección primera del IAE) no incluyen retención, y tampoco se aplica en facturas a particulares.
¿Qué pasa si mi cliente no me ingresa la retención a Hacienda?
Tú puedes deducirte la retención en tu declaración de IRPF si demuestras que la factura se emitió correctamente con la retención. Sin embargo, si Hacienda detecta que tu cliente no la ingresó, puede requerirte justificación documental. Conserva siempre copia de las facturas y los justificantes de cobro.
¿Se puede emitir una factura sin IVA?
Sí, en determinados supuestos: operaciones exentas según el artículo 20 de la Ley del IVA (formación, sanidad, seguros), exportaciones fuera de la UE, o entregas intracomunitarias con NIF-IVA válido. También están exentos los autónomos acogidos al régimen de recargo de equivalencia en sus compras.
¿La retención de IRPF del 7% se aplica automáticamente al darse de alta?
No es automática. Debes comunicar a tu cliente que cumples los requisitos para aplicar el tipo reducido, y es recomendable indicarlo expresamente en la factura. Si tu cliente tiene dudas, puede pedirte una declaración responsable o comprobar tu fecha de alta en el censo (modelo 036/037).
¿Puedo compensar el IVA de mis facturas con gastos personales?
No. Solo puedes deducir el IVA soportado en gastos directamente vinculados a tu actividad económica y que cumplan los requisitos formales: factura completa a tu nombre, pago justificado y relación directa con tu actividad profesional. Si necesitas profundizar en este tema, consulta la normativa sobre requisitos del IVA deducible.
El siguiente paso
Abre tu último extracto bancario, localiza los cobros de tus facturas y comprueba que los importes cuadran con la fórmula: base + IVA − retención. Si encuentras alguna discrepancia, contacta con tu cliente antes de que acabe el trimestre. También puede interesarte aprender a separar tus finanzas personales de las profesionales para provisionar correctamente los importes destinados a impuestos.
