Una factura de autónomo a empresa debe incluir tus datos fiscales, los del cliente, el desglose del IVA y, en la mayoría de actividades profesionales, una retención de IRPF del 15% (o del 7% durante los tres primeros años de alta). Saber facturar como autónomo a una sociedad implica conocer qué actividades llevan retención IRPF en factura, cuándo aplicar el IVA reducido o el recargo de equivalencia, y qué obligaciones formales exige el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012). Este artículo desglosa el proceso paso a paso, con los importes vigentes en 2026 y los errores frecuentes que provocan rechazos por parte del departamento contable del cliente.
Diferencias entre facturar a empresa y facturar a particular
Facturar a una empresa (B2B) tiene reglas distintas a facturar a un consumidor final. La empresa receptora puede deducirse el IVA soportado y está obligada a practicar retención de IRPF si el emisor es profesional persona física. El particular, en cambio, no retiene nada y solo paga IVA.
La consecuencia práctica: cuando emites una factura a un cliente B2B con actividad profesional, el importe que ingresas en cuenta es menor que el total facturado. Hacienda recibe esa retención directamente del cliente a través del modelo 111 trimestral y del 190 anual.
- Cliente empresa profesional: aplica retención (15% general, 7% en alta nuevos).
- Cliente empresa con actividad empresarial pura: sin retención si tu actividad es empresarial; con retención si es profesional.
- Cliente particular: nunca aplica retención.
- Cliente intracomunitario (UE): sin IVA si tiene NIF-IVA validado en VIES.
Datos obligatorios en una factura de autónomo a empresa
El artículo 6 del Reglamento de Facturación enumera los campos mínimos. Omitir uno puede invalidar la factura ante una inspección o provocar que el cliente la devuelva sin pagar.
- Número y serie: correlativo, sin saltos. Si usas series distintas (rectificativas, exportación), documéntalo.
- Fecha de emisión y, si procede, fecha de operación distinta.
- Datos del emisor: nombre completo, NIF, domicilio fiscal.
- Datos del receptor: razón social, CIF, domicilio.
- Descripción de los servicios o bienes con suficiente detalle.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe.
- Retención de IRPF si corresponde, con porcentaje y cuantía.
- Total a percibir tras retenciones.
Si cometes un fallo después de enviarla, no la elimines: emite una factura rectificativa siguiendo el procedimiento legal. Tienes una guía detallada sobre cómo corregir un error en una factura ya emitida sin meterte en problemas con la Agencia Tributaria.
Cálculo del IVA y la retención de IRPF
El orden de cálculo importa. El IVA se aplica sobre la base imponible y la retención de IRPF se calcula también sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA. Confundir estas dos bases es un error recurrente entre autónomos recién dados de alta.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21% (sobre base) | + 210,00 € |
| Retención IRPF 15% (sobre base) | – 150,00 € |
| Total a percibir | 1.060,00 € |
El cliente paga 1.060 € al autónomo e ingresa los 150 € de retención directamente a Hacienda mediante el modelo 111. El profesional, al hacer su declaración de IRPF, deduce esos 150 € como pagos a cuenta ya realizados.
Los nuevos autónomos pueden aplicar el 7% durante el año de alta y los dos siguientes, siempre que no hayan ejercido actividad profesional en los doce meses anteriores. Para profundizar en este mecanismo, consulta el desglose específico sobre cómo hacer una factura con retención de IRPF.
Cuándo aplicar retención y cuándo no
La regla general: practican retención los rendimientos de actividades profesionales del epígrafe correspondiente del IAE (sección segunda, profesionales, y sección tercera, artísticas). Las actividades empresariales puras (sección primera) no llevan retención salvo casos tasados como arrendamiento de inmuebles urbanos o transporte de mercancías.
- Con retención: abogados, consultores, diseñadores, programadores que facturen como profesional, periodistas, traductores, arquitectos.
- Sin retención: comerciantes, restauración, transporte de pasajeros, actividades agrícolas (con excepciones).
- Caso especial: alquiler de oficina o local a una empresa lleva retención del 19%.
Si dudas sobre tu epígrafe, revísalo en tu alta censal mediante el modelo 036 o 037. El epígrafe determina si tu actividad es profesional o empresarial a efectos de retención.
Plazos de emisión, conservación y cobro
El plazo de emisión depende del receptor. Para empresas y profesionales, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a la operación. Para particulares, el momento de la operación.
La conservación es obligatoria durante cuatro años (plazo de prescripción tributaria), aunque el Código de Comercio (artículo 30) eleva a seis años los libros y documentación contable de empresarios. Recomendamos digitalizar con sistemas homologados por la AEAT para evitar pérdidas.
Sobre el cobro, la Ley 15/2010 fija un plazo legal de 30 días entre empresas, ampliable hasta 60 días por pacto expreso, y un máximo de 30 días si el deudor es Administración Pública. Pactar plazos superiores es nulo de pleno derecho, aunque la práctica habitual del mercado tolera ampliaciones que en realidad no son exigibles. Para registrar gastos asociados a desplazamientos o material, puede ayudar usar apps para gestionar tickets y gastos que sincronicen con tu software de facturación.
Software y obligaciones de facturación electrónica
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) introdujo la obligación de factura electrónica entre empresarios y profesionales. El despliegue se hará escalonadamente: primero las empresas con facturación superior a 8 millones de euros y, en un segundo tramo, el resto. El reglamento técnico se aprobó en 2025 y los plazos definitivos se publicarán en el BOE.
Conviene elegir un software que cumpla con el sistema Verifactu (Real Decreto 1007/2023), que exige a cada factura generar un registro inmutable consultable por Hacienda. La entrada en vigor es el 1 de julio de 2025 para sociedades y el 1 de julio de 2026 para autónomos y personas físicas. Las herramientas más extendidas en España incluyen Holded, Quipu, Anfix, FacturaDirecta y Contasimple, todas adaptadas a Verifactu y al SII en sociedades.
Si gestionas un volumen alto de facturación y necesitas integrar tu sistema contable con tu web corporativa o automatizar flujos, soluciones de inteligencia artificial aplicada a empresas permiten conectar facturación, CRM y atención al cliente sin programación pesada.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si olvido aplicar la retención de IRPF en una factura?
El responsable de ingresar la retención es el cliente (pagador), no el autónomo. Si no la aplicas, la empresa debería detectarlo y devolver la factura para corrección. Si pasa por alto, Hacienda puede reclamar al cliente, pero también te requerirá explicaciones en la declaración anual.
¿Puedo facturar sin estar dado de alta como autónomo?
Solo si la actividad es esporádica y no supera el Salario Mínimo Interprofesional anualizado, según jurisprudencia del Tribunal Supremo (sentencias 2018-2019). Para actividad habitual es obligatorio el alta en RETA y en Hacienda. Si vas a empezar, revisa el procedimiento de alta de autónomo paso a paso y las ventajas de la tarifa plana para autónomos.
¿Las facturas a clientes extranjeros llevan IVA?
Depende. A empresas de la UE con NIF-IVA validado en VIES, la operación va sin IVA por inversión del sujeto pasivo (mencionando el artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE). A clientes fuera de la UE, exportación de servicios sin IVA. A particulares de la UE, IVA español hasta cierto umbral.
¿Es obligatoria la firma en la factura?
No. El Reglamento de Facturación no exige firma manuscrita ni sello. Sí es obligatoria, en cambio, la firma electrónica reconocida cuando emites factura electrónica conforme a la normativa de facturación entre empresarios.
¿Qué retención aplican los nuevos autónomos?
El 7% durante el año de inicio de actividad y los dos ejercicios siguientes, siempre que no hayas ejercido como profesional en los doce meses anteriores. Después se pasa al 15% general. Hay que comunicarlo expresamente al cliente para que aplique el porcentaje reducido.
El siguiente paso
Descarga una plantilla de factura editable (Excel o software) y emite hoy mismo una factura de prueba con tus datos reales. Revisa que incluye los nueve campos obligatorios y comparte el PDF con tu gestor o asesor antes de enviarla al primer cliente. Detectar un error en formato es gratis; detectarlo después de cobrar implica rectificativas y declaraciones complementarias.
