Facturar a la administración pública en España exige pasar por Facturae, el formato XML estructurado obligatorio, y presentar la factura a través de FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas del Estado. Cualquier proveedor que emita una factura superior a 5.000 euros a un organismo público tiene la obligación de hacerlo por este canal desde la Ley 25/2013. Entender cómo funciona facturae, face factura electronica, factura administracion publica evita rechazos, retrasos en el cobro y sanciones administrativas. Este artículo desgrana los requisitos técnicos, los plazos legales, las firmas digitales admitidas y el software que el autónomo o la pyme puede usar para cumplir sin pelearse con el XML.
Qué es Facturae y por qué lo exige la administración
Facturae es un formato XML desarrollado por la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria para estructurar facturas electrónicas. La versión vigente es la 3.2.2, aunque la 3.2.1 sigue siendo aceptada durante el período transitorio marcado por el Real Decreto 1007/2023.
El objetivo es triple: automatizar el procesamiento contable del emisor y receptor, garantizar la integridad del documento mediante firma electrónica y facilitar el control tributario. A diferencia de un PDF, el XML permite que los sistemas informáticos del sector público lean importes, bases imponibles y conceptos sin intervención humana.
La obligación legal nace de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica. Desde el 15 de enero de 2015, todo proveedor de la administración pública con facturas superiores a 5.000 euros debe emitir en Facturae firmado. Muchos ministerios y ayuntamientos han rebajado ese umbral a cero euros por política interna.
Estructura básica del fichero Facturae
- Cabecera: versión del esquema, modalidad (individual o lote) y tipo de emisor.
- Partes: datos del emisor (SellerParty) y receptor (BuyerParty) con NIF, dirección y códigos DIR3.
- Facturas: líneas de detalle, impuestos (IVA, IRPF), totales y medios de pago.
- Firma electrónica: XAdES con certificado cualificado del emisor.
FACe: el punto general de entrada
FACe (face.gob.es) es la plataforma de la Secretaría General de Administración Digital donde se registran las facturas dirigidas a la Administración General del Estado, comunidades autónomas y entidades locales adheridas. Más de 8.000 organismos públicos están integrados, entre ellos prácticamente todos los ayuntamientos de capital de provincia.
Para remitir una factura necesitas tres códigos DIR3 del destinatario: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Sin estos tres identificadores el sistema rechaza el envío. El directorio oficial está publicado en el portal de FACe y en el directorio común DIR3 del Ministerio de Hacienda.
Algunas comunidades autónomas (Cataluña con e-FACT, País Vasco con e-Factura, Navarra con su plataforma propia) tienen puntos de entrada propios federados con FACe. Conviene verificar en el pliego del contrato a qué punto exacto hay que remitir.
Pasos para enviar una factura a FACe
- Generar el XML Facturae 3.2.x con los datos del contrato y los códigos DIR3 correctos.
- Firmar electrónicamente con certificado cualificado (persona física o representante de entidad).
- Subir el fichero a face.gob.es o a través de API con tu software contable integrado.
- Conservar el número de registro que devuelve la plataforma. Es tu justificante legal.
- Consultar el estado: registrada, contabilizada, pagada o rechazada.
Firma electrónica y certificados admitidos
La firma debe ser XAdES-BES o superior (XAdES-EPES, XAdES-T) incrustada en el propio XML. Los certificados admitidos son los emitidos por prestadores cualificados inscritos en la lista de confianza (TSL) española: FNMT-RCM, Camerfirma, ANF AC, Izenpe y los DNIe entre otros.
Autónomos y pymes suelen trabajar con el certificado de la FNMT (gratuito para personas físicas) o con el de representante de persona jurídica cuando facturan desde una sociedad. El certificado debe estar vigente en el momento de firmar; si caduca, las facturas pendientes de firma quedan bloqueadas.
Si trabajas con una factura proforma previa al contrato adjudicado, recuerda que esa proforma no se firma ni se envía a FACe. Solo la factura definitiva, ya ejecutado el servicio, sigue el circuito electrónico obligatorio.
Plazos de pago y morosidad
La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, modificada por la Ley 15/2010 y adaptada a la Directiva 2011/7/UE, fija el plazo máximo de pago de la administración pública en 30 días naturales desde el registro de la factura conforme. Si el órgano gestor no la conforma en 30 días, el plazo empieza a contar automáticamente.
Transcurridos esos 30 días, el proveedor puede reclamar intereses de demora al tipo legal del dinero incrementado en 8 puntos y una indemnización por costes de cobro de 40 euros por factura. En 2026 el tipo aplicable ronda el 11-12% anual aproximadamente, según la última revisión semestral publicada por el Tesoro.
Herramientas de seguimiento
- FACe Proveedor: consulta el estado factura a factura con tu certificado.
- Portal de Transparencia: periodo medio de pago publicado mensualmente por cada entidad.
- ROLECE: Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público, donde quedan registrados los proveedores y se penaliza a quienes acumulan retrasos reiterados.
Software para emitir Facturae sin dolores de cabeza
Redactar el XML a mano es inviable. Las opciones más usadas en el tejido autónomo y pyme español cubren tres perfiles de usuario.
| Herramienta | Perfil | Coste aproximado (2026) |
|---|---|---|
| Facturae Plus (gratuita, Gobierno) | Emisor esporádico | 0 € |
| FacturaDirecta, Holded, Quipu | Autónomo y micropyme | En torno a 10-30 €/mes |
| Sage 50, ContaSOL, A3 Facturae | Pyme con volumen alto | Desde 40 €/mes aproximadamente |
Para comparar soluciones profesionales te puede servir esta comparativa entre Holded, ContaSOL y Sage. Si facturas pocos servicios al año a un único ayuntamiento, la herramienta gratuita del Ministerio cumple sin coste. Autónomos con volumen creciente suelen decantarse por Quipu o similares porque integran Facturae con el resto de la contabilidad.
Errores frecuentes que provocan rechazos
El equipo editorial de Piqture Group ha revisado los rechazos más comunes reportados por autónomos y despachos. Se repiten tres patrones.
- Códigos DIR3 incorrectos: copiar los del año anterior sin verificar que la oficina contable siga activa.
- Firma caducada o no cualificada: usar un certificado autofirmado o vencido.
- Importe del pedido vs factura: superar el importe adjudicado en el contrato sin modificación previa.
Cuando la administración rechaza, hay que emitir una factura rectificativa con referencia explícita a la original y volver a registrar en FACe. El plazo de pago se reinicia desde la nueva fecha de registro.
Obligaciones adicionales desde la Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022 (Crea y Crece) amplía la factura electrónica obligatoria al tráfico B2B privado. Aunque el desarrollo reglamentario (Real Decreto 1007/2023) está pendiente de entrada en vigor escalonada, las empresas que ya facturan a la administración parten con ventaja: la infraestructura y los certificados son los mismos.
El calendario previsto arranca por las empresas con facturación superior a 8 millones de euros y se extiende al resto en los meses siguientes a la publicación de las especificaciones técnicas definitivas. Conviene revisar el BOE periódicamente porque las fechas concretas se han ido ajustando.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio Facturae si facturo menos de 5.000 euros al ayuntamiento?
La ley estatal exime por debajo de ese umbral, pero muchos ayuntamientos y diputaciones han suprimido el mínimo por ordenanza propia. Revisa siempre el pliego del contrato antes de emitir en papel.
¿Puedo enviar la factura por correo electrónico en lugar de FACe?
No si el destinatario está adherido a FACe o a un punto autonómico federado. El email carece de valor legal como registro de entrada y el plazo de pago no empieza a contar hasta el alta en la plataforma oficial.
Qué diferencia hay entre Facturae y el formato europeo UBL
Facturae es el estándar español en XML propio. UBL (Universal Business Language) es el formato europeo definido en la norma EN 16931. Ambos son válidos para contratación transfronteriza, pero la administración española prioriza Facturae en territorio nacional.
Qué hago si la administración no me paga pasados los 30 días
Puedes reclamar intereses de demora y 40 euros de indemnización por costes de cobro. Si persiste, cabe recurso contencioso-administrativo o acudir a la Plataforma de Mediación de la Cámara de Comercio.
Necesito dar de alta cada organismo público por separado
No. Una vez tienes tu certificado digital y tu software configurado, FACe centraliza todos los envíos. Solo cambias los códigos DIR3 del destinatario en cada factura.
El siguiente paso
Descarga ahora tu certificado digital en la sede de la FNMT si aún no lo tienes, localiza los tres códigos DIR3 del organismo al que vas a facturar en el directorio de face.gob.es y emite una factura de prueba con Facturae Plus antes de enviar la real. En media hora tienes el circuito validado y evitas rechazos en la primera factura de verdad.
