El plazo de emisión de facturas en España depende del tipo de cliente: si es particular, debes emitirla en el momento de la operación; si es empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente. Lo regula el Reglamento de Facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012, vigente con las últimas modificaciones del BOE. Saber cuándo emitir factura no es una cuestión menor: un retraso puede acarrear sanciones de la Agencia Tributaria que oscilan entre el 1% y el 2% del importe facturado, con mínimos de 300 euros. La obligación de facturar alcanza a autónomos, sociedades y cualquier sujeto pasivo del IVA que entregue bienes o preste servicios en el territorio nacional, con matices según el régimen fiscal aplicable.
Qué dice la normativa sobre los plazos de facturación
El marco legal lo fija el Real Decreto 1619/2012, conocido como Reglamento de Facturación, que desarrolla la Ley 37/1992 del IVA. La norma distingue dos escenarios principales según quién sea el destinatario de la operación.
Para operaciones con particulares (consumidores finales), la factura debe expedirse en el mismo momento de la entrega del bien o la prestación del servicio. No hay margen: si vendes un producto en tienda física o cierras un servicio puntual con un cliente no profesional, la factura se emite ahí mismo.
Para operaciones con empresarios o profesionales, el plazo se amplía hasta el día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del IVA en que se haya devengado la operación. Es decir, si prestas un servicio el 3 de marzo a otra empresa, tienes hasta el 16 de abril para emitir la factura formal.
En las operaciones intracomunitarias exentas (entregas a otros Estados miembros de la UE), el plazo también es el día 16 del mes siguiente, según establece el artículo 11 del Reglamento. La Agencia Tributaria es especialmente estricta aquí porque afecta a los modelos 349 y 390.
Tipos de factura y sus plazos específicos
No todas las facturas funcionan igual. El reglamento distingue varios tipos, cada uno con sus particularidades:
| Tipo de factura | Cuándo se usa | Plazo de emisión |
|---|---|---|
| Factura ordinaria | Operación estándar | Inmediato (B2C) / día 16 del mes siguiente (B2B) |
| Factura simplificada (ticket) | Importes inferiores a 400 € (IVA incluido) o 3.000 € en sectores concretos | Inmediato |
| Factura rectificativa | Corregir errores o devoluciones | En cuanto se detecta el error, máximo 4 años |
| Factura recapitulativa | Agrupar varias operaciones del mismo mes natural | Antes del día 16 del mes siguiente |
| Factura electrónica | Cualquier operación con consentimiento del receptor | Mismos plazos que la factura en papel |
La factura recapitulativa es una herramienta útil para quienes facturan repetidamente al mismo cliente. Permite agrupar todas las operaciones de un mes natural en una sola factura, siempre que se emita antes del día 16 del mes siguiente. Si necesitas comparar opciones de gestión, en esta comparativa de Holded, ContaSOL y Sage verás cómo cada software gestiona los tipos de factura.
Contenido obligatorio según el Reglamento
Más allá del plazo, una factura sin los datos correctos carece de validez fiscal. El artículo 6 del RD 1619/2012 exige los siguientes elementos:
- Número y serie correlativos (la numeración no puede saltarse ni repetirse dentro de la misma serie)
- Fecha de expedición y fecha de la operación si son distintas
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal
- Datos del destinatario: mismos elementos (en facturas simplificadas, solo si lo solicita)
- Descripción de la operación con detalle suficiente
- Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe del impuesto
- Retención de IRPF si procede (típicamente 15% para profesionales, 7% en los dos primeros años)
- Tipo impositivo: 21%, 10% o 4% según el bien o servicio
El régimen de recargo de equivalencia aplicable al comercio minorista personalizado obliga a indicarlo expresamente. Lo mismo ocurre con operaciones exentas, donde hay que citar el artículo concreto de la Ley del IVA que justifica la exención. Si dudas sobre tu encaje fiscal, conviene revisar el modelo 036 o 037 de alta censal, donde se declara la actividad y el régimen aplicable.
Sanciones por incumplir los plazos
La Agencia Tributaria sanciona con dureza los retrasos sistemáticos. El régimen sancionador lo establece la Ley General Tributaria (Ley 58/2003) y se aplica conforme al artículo 201.
- Incumplimiento de obligaciones de facturación: multa del 1% del importe del conjunto de las operaciones, con mínimo de 300 €
- Falta de expedición o conservación: sanción del 2% del importe
- Facturación falsa: hasta el 75% del importe (infracción muy grave)
- Datos incompletos o inexactos: 1% del importe correctamente facturado
El criterio de la AEAT es claro: el plazo del día 16 no es indicativo, es obligatorio. Inspecciones recientes han confirmado sanciones a empresas que facturaban con varios meses de retraso, incluso cuando el IVA acababa liquidándose correctamente.
Verifactu y la facturación electrónica obligatoria
El panorama cambia con el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023) y la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). Dos normas que transforman el modo en que se emiten y conservan las facturas en España.
Verifactu obliga a que todos los sistemas informáticos de facturación cumplan requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Tras la prórroga aprobada por el RD 254/2025, las fechas de aplicación efectiva quedaron fijadas en enero de 2026 para sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y julio de 2026 para autónomos y resto de obligados, según el calendario derivado de la Orden HAC/1177/2024.
La Ley Crea y Crece establece la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos (B2B), con un calendario que arranca en función de la facturación anual. Las empresas con más de 8 millones de euros de facturación serán las primeras obligadas. Antes de adquirir software, conviene valorar el control de costes que supone migrar a sistemas certificados.
Conservación y custodia de facturas
Emitir a tiempo no basta. El artículo 165 de la Ley del IVA y el artículo 29 de la Ley General Tributaria exigen conservar las facturas durante un mínimo de 4 años, plazo de prescripción fiscal. En operaciones inmobiliarias o con bienes de inversión, el plazo se extiende hasta 10 años.
La conservación debe garantizar:
- Autenticidad del origen: certeza sobre quién emitió la factura
- Integridad del contenido: que no se ha modificado desde su emisión
- Legibilidad: que sigue siendo legible durante todo el plazo
Las facturas electrónicas requieren firma electrónica avanzada, sello electrónico o un sistema de control de gestión que asegure la pista de auditoría fiable. Para profesionales que empiezan, herramientas como la app gratuita Tarifa Autónomo ayudan a calcular el precio hora antes incluso de pensar en facturar.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si emito una factura fuera de plazo?
La operación sigue siendo válida fiscalmente, pero la AEAT puede sancionarte con un 1% del importe (mínimo 300 €). Si el retraso afecta a la liquidación del IVA, además se aplican recargos por declaración extemporánea entre el 1% y el 15% según los meses transcurridos.
¿Puedo emitir una factura con fecha anterior a la real?
No. La fecha de expedición debe corresponderse con el momento real de emisión. Antedatar facturas constituye una infracción tributaria grave y puede tener consecuencias penales si se demuestra intención de defraudar a Hacienda.
¿Estoy obligado a emitir factura si el cliente no la pide?
Sí cuando el destinatario es empresario o profesional, o cuando se trata de exportaciones, entregas intracomunitarias y ventas a distancia. Con particulares puedes emitir factura simplificada (ticket), pero debes expedir factura completa si te la solicitan expresamente.
¿Las facturas proforma cuentan como factura legal?
No. La factura proforma es un documento orientativo previo a la operación, no tiene validez fiscal ni contable y no genera obligación de declarar IVA. Solo la factura definitiva, con todos los requisitos del RD 1619/2012, tiene efectos tributarios.
¿Cuánto tiempo tiene el cliente para reclamar una factura?
El destinatario puede exigir la factura mientras dure el plazo de prescripción fiscal, es decir, 4 años desde el devengo de la operación. Si la solicita formalmente, el emisor debe expedirla aunque haya pasado tiempo de la operación original.
El siguiente paso
Revisa hoy mismo tu última factura emitida y comprueba que la fecha de expedición cumple con el plazo del día 16 del mes siguiente al devengo. Si detectas retrasos sistemáticos, configura tu software contable con recordatorios automáticos antes del día 10 de cada mes. Una rutina de revisión mensual evita el 90% de las sanciones por incumplimiento de la obligación de facturar que detecta la Inspección.
