Hacer un inventario de empresa consiste en registrar, clasificar y valorar todos los bienes, derechos y obligaciones que forman el patrimonio de un negocio en un momento concreto. Saber cómo hacer un inventario correctamente no solo te permite llevar un control de stock fiable, sino que es una obligación contable recogida en el Código de Comercio español (artículos 25 a 33). Sin un inventario actualizado, tomas decisiones a ciegas: compras de más, vendes sin margen o, peor aún, presentas cuentas anuales que no reflejan la realidad. Este artículo te explica paso a paso cómo hacerlo bien, qué tipos existen y qué herramientas te facilitan el proceso.
Qué es un inventario empresarial y por qué lo exige la ley
El inventario es una fotografía del patrimonio de tu empresa en una fecha determinada. Incluye tres categorías: activos (mercancías, maquinaria, mobiliario, dinero en banco), derechos (facturas pendientes de cobro, depósitos) y obligaciones (deudas con proveedores, préstamos, impuestos pendientes).
El artículo 28 del Código de Comercio obliga a todo empresario a elaborar un inventario inicial al comenzar la actividad y un inventario de cierre al final de cada ejercicio. Este inventario de cierre forma parte de las cuentas anuales y debe coincidir con el balance de situación. Si la Agencia Tributaria detecta discrepancias entre tu inventario y tus declaraciones de operaciones con terceros, puedes enfrentarte a requerimientos y sanciones.
Además, el Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007, actualizado en 2021) establece los criterios de valoración que debes aplicar a cada elemento inventariado: precio de adquisición, coste de producción o valor razonable, según el caso.
Tipos de inventario según tu negocio
No todas las empresas necesitan el mismo tipo de inventario empresa. Elegir el método adecuado depende de tu volumen de operaciones, el tipo de mercancía y tus recursos.
| Tipo de inventario | Frecuencia | Ideal para |
|---|---|---|
| Inventario periódico | Anual o semestral | Pequeños comercios con pocas referencias |
| Inventario permanente | En tiempo real | Empresas con alto volumen de stock |
| Inventario rotativo (cíclico) | Por secciones, durante todo el año | Almacenes grandes, logística |
| Inventario de activos fijos | Anual | Cualquier empresa con maquinaria, vehículos o equipos |
El inventario permanente es el más preciso para el control de stock, porque registra cada entrada y salida en el momento en que ocurre. Los métodos de valoración más utilizados en España son el PMP (Precio Medio Ponderado) y el FIFO (First In, First Out). El método LIFO no está permitido por el PGC español.
Si tu negocio maneja productos perecederos, el FIFO es prácticamente obligatorio: las primeras unidades en entrar deben ser las primeras en salir. Para productos no perecederos con precios fluctuantes, el PMP suaviza el impacto de las variaciones de coste.
Cómo hacer un inventario paso a paso
Vamos al grano. Estos son los pasos para realizar un inventario completo y útil:
- Define el alcance. ¿Vas a inventariar solo mercancías o también activos fijos, materias primas y productos en proceso? Para el cierre contable, necesitas todo.
- Prepara la documentación. Ten a mano los albaranes de entrada, las fichas de producto y el último inventario. Si usas un programa de contabilidad, exporta el listado de referencias.
- Organiza el espacio. Etiqueta estanterías, zonas y secciones. Un almacén desordenado multiplica los errores de conteo.
- Cuenta físicamente. Dos personas por zona: una cuenta, otra registra. El doble conteo reduce errores. Usa lectores de códigos de barras o apps móviles si el volumen lo justifica.
- Registra las discrepancias. Compara el recuento físico con los datos del sistema. Las diferencias se anotan como diferencias de inventario (mermas, roturas, robos o errores administrativos).
- Valora cada partida. Aplica el método de valoración elegido (PMP o FIFO) y calcula el valor total del stock.
- Documenta y archiva. El inventario firmado debe conservarse durante 6 años, según el artículo 30 del Código de Comercio.
Un error frecuente: hacer el inventario el 31 de diciembre con prisas. Planifícalo con al menos dos semanas de antelación. Algunas empresas cierran medio día para evitar movimientos de stock durante el conteo.
Herramientas y software para el control de stock
Gestionar un inventario de empresa con hojas de cálculo funciona hasta cierto punto, pero a partir de unas pocas decenas de referencias se vuelve insostenible. Un software especializado automatiza entradas, salidas, alertas de stock mínimo y valoraciones.
Las opciones más utilizadas en España para pymes incluyen:
- Holded: gestión integral con módulo de inventario, facturación y contabilidad. Planes desde aproximadamente 10 €/mes (según estimaciones de 2025).
- Quipu: especialmente pensado para autónomos y pequeñas empresas. Puedes explorar más sobre esta opción en nuestro análisis de Quipu para contabilidad de autónomos.
- Odoo: ERP de código abierto con módulo de inventario muy completo. La versión Community es gratuita.
- A3innuva: muy extendido entre asesorías. Potente pero con curva de aprendizaje alta.
Lo mínimo que debe ofrecer cualquier herramienta de control de stock: alertas de stock mínimo, trazabilidad por lotes, integración con facturación (para que las ventas descuenten automáticamente del inventario) y exportación de datos para la presentación de obligaciones ante la AEAT.
Errores comunes que arruinan tu inventario
Después de revisar decenas de inventarios empresariales, estos son los fallos que se repiten con más frecuencia:
- No contabilizar las mermas. Productos dañados, caducados o defectuosos que siguen apareciendo como stock disponible. Esto infla artificialmente el activo de tu balance.
- Mezclar unidades de medida. Si compras por cajas y vendes por unidades, el sistema debe manejar ambas. Un error aquí multiplica las discrepancias.
- Olvidar el stock en tránsito. Mercancía pedida al proveedor pero no recibida, o mercancía enviada al cliente pero no entregada. El PGC exige incluir lo que ya es propiedad de la empresa, esté donde esté.
- No hacer inventarios parciales durante el año. Esperar al cierre para descubrir que faltan unidades es demasiado tarde. Los inventarios cíclicos permiten detectar problemas a tiempo.
- Ignorar los activos fijos. Ordenadores, vehículos, maquinaria. También forman parte del patrimonio y requieren control: amortizaciones, bajas por obsolescencia, deterioros.
Un inventario empresa mal hecho contamina toda la contabilidad. Si tus existencias están mal valoradas, tu cuenta de resultados miente: puedes creer que tienes beneficios cuando en realidad hay pérdidas ocultas en el almacén.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto tiempo estoy obligado a hacer inventario?
El Código de Comercio exige un inventario de cierre al finalizar cada ejercicio económico (normalmente el 31 de diciembre). No hay obligación legal de hacer inventarios intermedios, pero sí es muy recomendable para mantener un control de stock fiable. Muchas empresas optan por recuentos trimestrales o mensuales.
¿Qué método de valoración debo usar: FIFO o PMP?
El Plan General de Contabilidad español permite ambos. El PMP (Precio Medio Ponderado) es el más habitual porque suaviza las fluctuaciones de precios. El FIFO es preferible para productos perecederos o con fecha de caducidad. Lo que no puedes usar es el LIFO: está expresamente excluido por la normativa contable española.
¿Puedo hacer el inventario yo solo como autónomo?
Sí. Si tienes pocas referencias, una hoja de cálculo bien estructurada o un software como Quipu puede ser suficiente. Lo que necesitas es sistematicidad: registra cada compra y cada venta. Si gestionas bien tus finanzas personales y empresariales, el inventario es una extensión natural.
¿Qué pasa si el inventario no cuadra con la contabilidad?
Las diferencias deben registrarse como ajustes de inventario. El procedimiento estándar es regularizar a través de las cuentas de variación de existencias (grupo 61 del PGC), que reflejan la diferencia entre el stock inicial y el final. Si la pérdida se debe a causas extraordinarias como robos o siniestros, se contabiliza en la cuenta 659 (Otras pérdidas en gestión corriente). Diferencias significativas y recurrentes pueden levantar alertas en una inspección de Hacienda.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de inventario?
Seis años desde el último asiento del ejercicio, según el artículo 30 del Código de Comercio. Conserva tanto el inventario valorado como la documentación del recuento físico (hojas de conteo, actas).
El siguiente paso
Abre tu último inventario (o créalo si no existe) y compara las existencias registradas con un recuento físico de al menos una sección de tu almacén. Solo una. Si las cifras no coinciden, ya tienes la evidencia que necesitas para implantar un sistema de control de stock permanente. Empieza por la zona con más rotación: es donde se acumulan más errores y donde antes notarás el impacto de tenerlo bajo control.
