Una factura impagada se cobra con tres pasos: reclamación amistosa por escrito, requerimiento formal mediante burofax y, si persiste el silencio, reclamación judicial a través del proceso monitorio. La gestión eficaz de los morosos marca la diferencia entre un autónomo rentable y uno asfixiado por la falta de liquidez. Cobrar una factura impagada exige método, plazos claros y conocer la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales, modificada por la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece). Este artículo del equipo editorial de Piqture Group reúne el procedimiento práctico para reclamar una factura sin necesidad de abogado en la mayoría de casos y recuperar el dinero adeudado con respaldo legal.
Plazos legales y cuándo una factura entra en mora
La Ley 15/2010, que modifica la Ley 3/2004, fija el plazo máximo de pago entre empresas en 60 días naturales desde la entrega de bienes o prestación del servicio. Las administraciones públicas tienen un tope de 30 días.
Pasado ese plazo sin cobro, el deudor entra en mora automáticamente. No hace falta requerimiento previo para que se devenguen intereses de demora: la ley los aplica de oficio.
El tipo de interés de demora del segundo semestre de 2025, publicado semestralmente en el BOE por el Ministerio de Economía, se sitúa aproximadamente en el 12,15% anual (tipo del BCE más 8 puntos porcentuales, según establece el artículo 7 de la Ley 3/2004). Conviene confirmar el porcentaje vigente en la última resolución publicada antes de calcularlo. Además, el acreedor tiene derecho a reclamar 40 euros fijos por costes de cobro, sin necesidad de justificarlos.
- Operaciones entre empresas: 60 días naturales máximo.
- Administración pública: 30 días desde la conformidad.
- Consumidores: el plazo lo fija el contrato; si no consta, 30 días.
- Plazo de prescripción: 5 años para reclamar judicialmente (artículo 1964 del Código Civil).
Fase amistosa: el primer contacto cuenta
Antes de pensar en abogados, agota la vía amistosa. La mayoría de impagos se resuelven con un email bien redactado o una llamada en el momento adecuado. El error habitual es esperar demasiado: a partir del día 15 de retraso, el riesgo de impago definitivo se dispara.
Estructura tu reclamación en tres movimientos progresivos:
- Recordatorio cordial (día 5-10 de retraso): email breve recordando el vencimiento, adjuntando copia de la factura y datos de pago. Tono profesional, sin acusaciones.
- Reclamación firme (día 15-30): comunicación escrita mencionando los intereses de demora aplicables y los 40 euros de compensación. Solicita fecha concreta de pago.
- Aviso previo a la vía legal (día 30-45): última comunicación antes de iniciar reclamación formal, indicando consecuencias.
Documenta cada contacto. Guarda emails, mensajes y registros de llamadas. Esa trazabilidad será prueba si acabas en el juzgado. Si manejas muchos clientes, una calculadora de IVA e IRPF y un sistema de seguimiento te ayudarán a detectar impagos antes de que se enquisten.
Burofax: la herramienta clave para reclamar
El burofax con acuse de recibo y certificación de contenido es el instrumento más potente antes de ir a juicio. Tiene valor probatorio: acredita qué se reclamó, cuándo y a quién.
Servicios disponibles en España:
| Servicio | Coste aproximado | Ventajas |
|---|---|---|
| Correos Burofax | Desde 30€ aproximadamente | Reconocimiento jurídico universal, acuse físico |
| Burofax online (varios operadores) | Desde 20€ aproximadamente | Sin desplazamiento, certificación digital |
| Notificación notarial | Desde 100€ aproximadamente | Mayor solemnidad, útil para deudas grandes |
El contenido del burofax debe incluir: identificación del deudor, número y fecha de la factura, importe principal, intereses de demora calculados, los 40 euros de compensación, plazo final para pago (recomendable 10 días) y advertencia de acciones judiciales.
Conserva el justificante de envío y la certificación de contenido. Sin esos documentos, el burofax pierde casi todo su valor probatorio.
Reclamación judicial: el proceso monitorio
Si la vía amistosa fracasa, el proceso monitorio regulado en los artículos 812 a 818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil es la vía más eficaz para deudas dinerarias documentadas.
Sus ventajas frente a otros procedimientos:
- Sin límite de cuantía desde la reforma de 2011.
- No requiere abogado ni procurador hasta los 2.000 euros.
- Plazo de respuesta del deudor: 20 días hábiles.
- Si no responde, se dicta decreto de ejecución directamente.
- Si se opone, el asunto pasa a juicio verbal o ordinario según la cuantía.
Documentación necesaria: factura original, albarán o contrato firmado, comunicaciones previas (emails, burofax) y formulario oficial del Consejo General del Poder Judicial, disponible en su web. Se presenta en el juzgado de primera instancia del domicilio del deudor.
Para deudas de hasta 6.000 euros entre empresas o profesionales, existe también el proceso monitorio europeo si el deudor reside en otro país de la UE, regulado por el Reglamento (CE) 1896/2006.
Estrategias preventivas para no llegar a la reclamación
La mejor reclamación es la que no necesitas hacer. Implementa estas prácticas en tu gestión diaria:
- Pago anticipado parcial: exige entre el 30% y el 50% al inicio en proyectos largos. Filtra clientes problemáticos.
- Contratos con cláusulas claras: plazos, intereses pactados (pueden superar el legal), penalizaciones por retraso.
- Confirming bancario: el cliente paga al banco, que te adelanta el cobro. Útil con grandes empresas.
- Seguro de crédito: compañías como Crédito y Caución, Coface o Atradius cubren impagos a cambio de prima.
- Consulta de morosidad: ASNEF, RAI, Experian o Iberinform permiten verificar la solvencia antes de facturar.
Mantener una documentación contable bien organizada en la nube facilita aportar pruebas si la situación escala. Y si ofreces servicios profesionales con retenciones, asegúrate de que tu factura cumple los requisitos formales con la retención de IRPF correcta: una factura mal emitida pierde fuerza probatoria.
Para empresas constituidas como sociedad, el control de impagados afecta directamente al fondo de maniobra. Quien quiera profundizar en este indicador encontrará útil el artículo sobre fondo de maniobra y cómo calcularlo. Y si la decisión es derivar la gestión, conviene comparar opciones de gestoría online frente a tradicional.
Cuándo recurrir a profesionales especializados
Hay tres situaciones donde delegar es rentable:
- Deudas superiores a 5.000-10.000 euros: el coste del abogado se compensa por el importe recuperado.
- Deudor con patrimonio complejo: sociedades pantalla, cambios de domicilio, vaciamiento patrimonial.
- Volumen alto de impagados recurrentes: empresas de recobro o factoring liberan tu tiempo.
Las empresas de recobro trabajan habitualmente a éxito (entre el 15% y el 30% del importe recuperado, según estimaciones del sector en 2025). Son una buena opción para carteras de deuda con clientes pequeños donde el monitorio individual no compensa.
Si tu negocio digital depende de cobros recurrentes, integrar un sistema de cobro automatizado en tu web es una inversión rentable. Equipos como Piqture trabajan habitualmente en proyectos donde la digitalización del proceso de facturación reduce drásticamente los impagos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?
El plazo general de prescripción es de 5 años desde la fecha en que la deuda pudo exigirse, según el artículo 1964 del Código Civil tras la reforma de 2015. Antes era de 15 años. Pasado ese plazo, el deudor puede oponer la prescripción y la deuda queda extinguida.
¿Puedo cobrar intereses de demora aunque no los pactara en el contrato?
Sí. La Ley 3/2004 los aplica automáticamente en operaciones comerciales entre empresas y profesionales. El tipo legal del segundo semestre de 2025 ronda aproximadamente el 12,15% anual según la resolución semestral publicada en el BOE. Solo si el contrato pacta un interés inferior y el juez no lo considera abusivo se aplica el pactado.
¿Cuánto cuesta presentar un proceso monitorio?
Para personas físicas no hay tasa judicial. Para personas jurídicas, la tasa es de 100 euros más una cantidad variable según la cuantía. Hasta 2.000 euros no se necesita abogado ni procurador, lo que reduce el coste prácticamente a cero salvo el burofax previo.
¿Qué pasa si el deudor no tiene bienes embargables?
Si el juzgado declara la insolvencia del deudor, podrás considerar la deuda fiscalmente como incobrable y deducirte el IVA repercutido mediante factura rectificativa, según el artículo 80 de la Ley 37/1992 del IVA, siempre que cumplas los requisitos de antigüedad y comunicación a la AEAT.
¿El burofax es obligatorio antes de demandar?
No es obligatorio para el monitorio, pero sí muy recomendable. Acredita la mora, interrumpe la prescripción y demuestra al juez tu buena fe. En muchas ocasiones, recibir un burofax es suficiente para que el deudor pague sin llegar a juicio.
El siguiente paso
Revisa hoy mismo tu listado de facturas pendientes y envía un burofax con certificación de contenido a cualquier deudor con más de 30 días de retraso. Incluye el importe principal, los intereses de demora calculados al tipo legal vigente publicado en el BOE (en torno al 12,15% anual aproximadamente) y los 40 euros de compensación legal. Es la acción que más probabilidades tiene de desbloquear el cobro sin pisar un juzgado.
