Las facturas se clasifican en tres tipos principales según la normativa española: ordinaria, simplificada y rectificativa. Cada una responde a un escenario concreto regulado por el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de facturación. Conocer las diferencias entre tipos de facturas, factura simplificada y factura rectificativa evita sanciones de la Agencia Tributaria y problemas con la deducción del IVA. Un autónomo que emite un ticket cuando debería emitir factura completa puede perder clientes empresariales que necesitan deducir el gasto. Y una rectificativa mal hecha bloquea ajustes contables enteros. Este artículo desglosa cuándo usar cada formato, qué datos son obligatorios y cómo evitar los errores más comunes que detectan las inspecciones.
Factura ordinaria: el formato estándar
La factura ordinaria es el documento completo que recoge todos los datos exigidos por el artículo 6 del Reglamento de facturación. Es obligatoria cuando el destinatario es empresario o profesional, cuando la operación supera los 400 euros (IVA incluido) o cuando se realizan entregas intracomunitarias.
Los datos mínimos obligatorios incluyen:
- Número y serie correlativos sin saltos.
- Fecha de expedición y, si difiere, fecha de operación.
- Datos completos del emisor y destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción de la operación con base imponible.
- Tipo impositivo aplicado y cuota de IVA repercutida.
- Importe total de la factura.
Si el cliente solicita factura ordinaria, el emisor está obligado a emitirla aunque la operación admita formato simplificado. Este derecho está recogido en el artículo 2.3 del Reglamento. La factura debe expedirse en el momento de la operación o, si el destinatario es empresario, antes del día 16 del mes siguiente.
Factura simplificada: cuándo sustituye al ticket
La factura simplificada reemplazó a los antiguos tickets desde 2013. Se puede emitir cuando el importe no supera los 400 euros (IVA incluido) o, en operaciones específicas como hostelería, transporte de personas o aparcamientos, hasta 3.000 euros.
Los requisitos son menos estrictos que en la ordinaria, pero también reglados:
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
- NIF y nombre del emisor.
- Tipo impositivo (puede indicarse "IVA incluido").
- Contraprestación total.
- Identificación de bienes o servicios.
El destinatario puede pedir que se incluyan sus datos completos para deducir el IVA. Entonces la simplificada se convierte en simplificada cualificada y permite deducción fiscal. Un restaurante que cobra 35 euros a un cliente empresa debe añadir el NIF y domicilio si este lo solicita. Sin esos datos, el gasto no es deducible.
El nuevo sistema VeriFactu, que entra en vigor escalonadamente, exige que el software de facturación sea homologado y envíe registros a la AEAT. Quien emite simplificadas habitualmente debe revisar si su programa cumple los requisitos técnicos. Hemos analizado cómo funciona en VeriFactu, el nuevo sistema de facturación en España.
Factura rectificativa: corregir errores sin saltarse la ley
La rectificativa anula o modifica una factura emitida previamente. Nunca debe destruirse el documento original ni reemplazarse por otro con el mismo número. La rectificativa lleva su propia numeración (típicamente serie R) y debe identificar claramente la factura que corrige.
Los supuestos que justifican una rectificativa son tasados:
- Errores en datos identificativos del emisor o destinatario.
- Cálculo incorrecto de la cuota de IVA.
- Devoluciones de mercancía o anulación de servicios.
- Descuentos posteriores no aplicados en la original.
- Modificación de la base imponible por créditos incobrables (artículo 80 LIVA).
El plazo general para emitirla es de cuatro años desde el devengo del IVA de la operación, salvo en créditos incobrables, donde rigen plazos específicos. Existen dos modalidades: rectificación por diferencias (se emite por la diferencia respecto a la original) o por sustitución (anula y reemplaza la original). El proceso completo lo explicamos en cómo hacer una factura rectificativa correctamente.
Tabla comparativa de los tres tipos
| Característica | Ordinaria | Simplificada | Rectificativa |
|---|---|---|---|
| Importe máximo | Sin límite | 400 € (3.000 € casos especiales) | Igual que la corregida |
| Datos del cliente | Obligatorios | Opcionales (salvo deducción) | Obligatorios |
| Permite deducción IVA | Sí | Solo si está cualificada | Sí (con la modificación) |
| Numeración propia | Serie común | Serie común | Serie diferenciada |
| Plazo de emisión | Inmediato o día 16 mes siguiente | En el momento | 4 años desde el devengo |
Software y obligaciones digitales
La Ley 11/2021 antifraude y el desarrollo posterior de VeriFactu obligan a usar sistemas informáticos de facturación que garanticen integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Los programas de facturación deben adaptarse antes de las fechas que la AEAT publica en su web oficial.
Para autónomos y pymes, herramientas como Quipu automatizan la emisión, numeración correlativa y envío telemático. La factura electrónica B2B será obligatoria progresivamente tras la transposición de la Directiva 2014/55/UE y la Ley Crea y Crece. Las administraciones públicas ya solo aceptan factura electrónica vía FACe desde 2015.
Antes de elegir software conviene verificar tres puntos: que sea compatible con VeriFactu, que permita rectificativas con trazabilidad y que genere los libros registro de IVA exigidos por el Modelo 303. Si tu negocio combina facturación con gestión digital, el equipo de Piqture también desarrolla soluciones de inteligencia artificial para empresas que integran flujos contables automatizados.
Errores frecuentes que detecta la inspección
La Agencia Tributaria pone el foco en varios fallos recurrentes. El primero es la numeración no correlativa: saltos entre facturas o reinicios a mitad de año sin justificación. El segundo, emitir simplificadas a empresas sin incluir su NIF cuando lo han solicitado. El tercero, anular facturas con un "anulada" manuscrito en lugar de emitir rectificativa.
También se sanciona conservar facturas menos de los cuatro años de prescripción tributaria, o no integrarlas en los libros registro obligatorios. Ojo: el Código de Comercio obliga a guardar la documentación contable durante seis años, así que el plazo real de conservación se extiende a ese periodo. Una sociedad limitada debe llevar libros adicionales: el detalle está en libros obligatorios para una sociedad limitada.
Cuando un autónomo atraviesa una mala racha, cumplir con la facturación marca la diferencia entre regularizar o acumular sanciones. Hay opciones cuando los números no salen, como explicamos en qué hacer cuando un autónomo está en pérdidas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir una factura simplificada a una empresa?
Sí, si el importe no supera los 400 euros. Pero si el cliente quiere deducir el IVA, debes incluir su NIF, nombre y domicilio fiscal en la simplificada. Sin esos datos, el gasto no es deducible para él.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya enviada?
Nunca la destruyas ni la modifiques. Emite una factura rectificativa con serie diferenciada que identifique la original y la corrección aplicada. Tienes hasta cuatro años desde el devengo del IVA para hacerlo.
¿Es obligatoria la factura electrónica?
Para administraciones públicas sí desde 2015. Entre empresas (B2B) será obligatoria progresivamente con la Ley Crea y Crece. Para autónomos, el sistema VeriFactu obliga a usar software homologado, aunque la factura no sea electrónica en sentido estricto.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?
Cuatro años por la prescripción tributaria general, pero seis por la obligación mercantil del Código de Comercio. Algunos casos llegan a diez años: bienes de inversión, operaciones inmobiliarias o regularizaciones pendientes. Conserva tanto las emitidas como las recibidas.
¿Una proforma es una factura?
No. La proforma es un presupuesto detallado sin valor fiscal. No genera obligación de declarar IVA ni permite deducción al cliente. Solo la factura ordinaria, simplificada o rectificativa tiene efectos tributarios.
El siguiente paso
Revisa hoy mismo las últimas diez facturas que has emitido y verifica tres cosas: numeración correlativa sin saltos, NIF del cliente cuando supera los 400 euros y serie diferenciada para cualquier rectificativa. Si detectas algún fallo, regulariza con una rectificativa antes de la siguiente declaración trimestral del Modelo 303.
